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Datenschutz: aktuelle Hinweise zu Microsoft 365 in Anwaltskanzleien

Das System Microsoft 365 wird auch in vielen Anwaltskanzleien genutzt. Microsoft hat Anfang Januar neue Datenschutzbedingungen für die Nutzung veröffentlicht. Die BRAK informiert über aktuelle Bedenken der Datenschutzbehörden gegen den Einsatz von Microsoft 365 Cloud.

Das Cloud-System Microsoft 365 wird in vielen Anwaltskanzleien eingesetzt, auch Kanzleisoftwarehersteller empfehlen den Einsatz. Die Datenschutzbehörden haben seit Jahren Bedenken geäußert, ob das System in einer nicht lokal installierten Version datenschutzkonform nutzbar ist.

In einem aktualisierten Merkblatt informiert die BRAK darüber, dass die Datenschutzkonferenz im November 2022 auf der Grundlage der damals geltenden Microsoft-Datenschutzbedingungen eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365 für unmöglich erklärt hat. Microsoft ist dem mit einer Stellungnahme entgegengetreten und hat Anfang Januar überarbeitete Datenschutzbedingungen vorgelegt.

Gegenwärtig sind der BRAK keine konkreten aufsichtsbehördlichen Beanstandungen des Einsatzes von Microsoft 365 in Rechtsanwaltskanzleien bekannt. Sie weist jedoch darauf hin, dass sich dies nach Prüfung der neuen Microsoft-Bedingungen durch die Datenschutzbehörden durchaus ändern kann; dann könnten öffentlich-rechtliche Stellen, potenziell aber auch Anwaltskanzleien von Aufsichtsmaßnahmen betroffen sein.

In dem Merkblatt erläutert die BRAK zudem berufsrechtliche Implikationen der Nutzung von Microsoft 365.

Quelle: BRAK, Nachrichten aus Berlin – Ausgabe 2/2023

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