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Apotheken-News: Liquidität braucht Weitblick, Versicherung braucht System, Betriebsführung braucht Hochpreis-Kompetenz

Warum Hochpreiser Apotheken finanziell herausfordern, wie Retax-Versicherungen über Erfolg oder Ruin entscheiden und welche Schutzstrategie künftig unverzichtbar wird

Hochpreisarzneimittel stellen für Apotheken ein wachsendes Risiko dar, weil sie teils sechsstellige Summen vorfinanzieren müssen, ohne Sicherheit auf Erstattung, was selbst wirtschaftlich gesunde Betriebe ins Wanken bringen kann, wenn Retaxationen auf bereits geleistete Zahlungen folgen, sodass ohne belastbare Liquiditätsplanung, interne Prüfprozesse und eine passende Retax-Versicherung jede einzelne Verordnung zur Betriebsgefahr wird – doch viele Policen greifen genau dort nicht, wo der Schutz am dringendsten gebraucht wird, da Deckelungen, Ausschlüsse und bürokratische Hürden realistische Absicherung behindern, weshalb Apothekerinnen und Apotheker ihre Prozesse, ihre Policenstruktur und ihre Risikoposition konsequent überdenken müssen, um nicht zum Spielball eines Systems zu werden, das Verantwortung delegiert, aber Haftung nicht auffängt

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Die betriebswirtschaftliche Realität vieler Apotheken hat sich in den vergangenen Jahren dramatisch verschoben – nicht nur durch politische Rahmenbedingungen, sondern vor allem durch die Zunahme sogenannter Hochpreiser im Rezeptalltag. Diese Arzneimittel, die Einzelpreise im fünf- bis sechsstelligen Bereich erreichen, stellen dabei nicht nur medizinisch eine besondere Herausforderung dar, sondern werden zunehmend zum betrieblichen Risikofaktor mit existenziellem Potenzial. Besonders dramatisch: Die wirtschaftlichen Verwerfungen entstehen nicht durch Fehlverhalten, sondern allein durch den Versuch, eine gesetzlich versicherte Patientin oder einen Patienten adäquat zu versorgen – unter voller Vorleistung der Apotheke und ohne Garantie auf eine kostendeckende Erstattung.

Denn was in der Systemlogik als normale Rezeptbearbeitung erscheint, wird in der Praxis zum betriebswirtschaftlichen Drahtseilakt. Inhaberinnen und Inhaber stehen vor der Aufgabe, Hochpreiser oft innerhalb weniger Stunden zu beschaffen – meist im Direktvertrieb vom Hersteller, ohne die sonst übliche Pufferung über den Großhandel. Die üblichen Zahlungsziele liegen bei 30 Tagen, teils kürzer, während die Erstattung durch die Krankenkasse Wochen bis Monate dauern kann. In der Zwischenzeit muss die Apotheke diese Summen vorfinanzieren – und trägt damit ein Risiko, das in keinem anderen Versorgungsbereich auf diesem Niveau institutionalisiert ist.

Der zentrale Stresspunkt dabei ist die Retaxation – also die teilweise oder vollständige Ablehnung der Erstattung durch die Krankenkasse. Ein einzelner Fehler bei der Rezeptausstellung, eine missverständliche Formulierung, ein übersehener Formbezug oder das Fehlen einer medizinischen Begründung können im Fall von Hochpreisern nicht nur zu Erstattungsverlusten, sondern zu ruinösen Schäden führen. Die Apotheken zahlen, liefern und haften – und verlieren im Fall der Retaxation ohne eigenes Verschulden fünf- oder gar sechsstellige Beträge.

Hier setzt die betriebswirtschaftlich zwingende Notwendigkeit einer Retax-Versicherung an. Diese Versicherungen bieten – sofern richtig ausgewählt – Schutz vor Erstattungsverlusten infolge von Formfehlern, Fristversäumnissen oder Einzelfallentscheidungen der Kassen. Doch nicht jede Police deckt den Hochpreisbereich automatisch ab. Vielmehr zeigt sich: Gerade in diesem Segment greifen viele Standardprodukte nicht – entweder, weil Deckelungen eingezogen sind, oder weil der Versicherer Hochpreisverordnungen explizit aus dem Leistungsumfang ausklammert.

Apothekeninhaber stehen somit vor einer komplexen Abwägung: Welche Versicherung bietet realen Schutz? Wie hoch ist die Selbstbeteiligung im Ernstfall? Greift die Police auch bei nicht verschuldeten Verordnungsfehlern? Und welche Voraussetzungen – wie Fristen, Dokumentation oder Freigabeprozesse – müssen eingehalten werden, damit der Versicherungsschutz tatsächlich greift?

Die Auswahl einer leistungsfähigen Retax-Versicherung ist deshalb keine einfache Formalie, sondern Bestandteil eines strategischen Risikomanagements, das über die wirtschaftliche Resilienz des Betriebs entscheidet. Dabei muss eine solche Police eingebettet sein in ein betriebliches Gesamtsystem, das alle Risikofaktoren von Hochpreiserverordnungen erfasst – angefangen bei der Rezeptprüfung über die Liquiditätsplanung bis hin zur Eskalationslogik bei Zweifelsfällen.

Ein realistisches Hochpreis-Risikomanagement umfasst drei Säulen: Erstens eine konsequente Dokumentation und Rezeptkontrolle, die jedes Hochpreisrezept intern prüft – mindestens im Vier-Augen-Prinzip, idealerweise ergänzt durch digitale Checklisten und regelmäßige Team-Schulungen. Zweitens eine betriebswirtschaftliche Steuerung, die Liquiditätseffekte frühzeitig erfasst, Zahlungsziele aktiv verhandelt und notwendige Eigenkapitalpuffer für risikobehaftete Verordnungen bereithält. Drittens die Integration einer Versicherungslösung, die realistisch kalkuliert, transparent kommuniziert und im Ernstfall handlungsfähig ist.

Hinzu kommt: Die Kommunikation mit den Krankenkassen muss auf Augenhöhe erfolgen. Vor Hochpreisverordnungen sollten – wo möglich – schriftliche Kostenzusagen eingeholt, medizinische Begründungen vorab geklärt und gegebenenfalls Sondergenehmigungen dokumentiert werden. Solche proaktiven Strategien können das Retaxrisiko erheblich mindern, ersetzen aber nicht die strukturelle Absicherung durch eine spezifische Versicherungslösung.

Eine besonders kritische Lücke liegt aktuell im Übergangsbereich zwischen Arzneimittelversorgung und pharmazeutischen Dienstleistungen: Immer mehr Kassen prüfen, ob bestimmte Hochpreiser wirklich notwendig waren oder ob die Apotheke bei der Abgabe Beratungsdefizite gezeigt hat. Auch hier gilt: Ohne exakte Dokumentation und strukturierte Absicherung drohen unverschuldete Rückforderungen.

Zudem verändert sich der Hochpreismarkt weiter – neue Gentherapien, Biologika und onkologische Spezialpräparate mit Preisen jenseits der 100.000-Euro-Grenze werden zur Realität. Die Wahrscheinlichkeit, dass auch kleinere Vor-Ort-Apotheken solche Mittel bestellen und abgeben müssen, steigt kontinuierlich – oft auf Wunsch von Ärzt:innen oder bei Notfallverordnungen. Die Frage ist dann nicht mehr, ob das Risiko eintritt, sondern nur, ob die Apotheke darauf vorbereitet ist.

Der Markt bietet mittlerweile spezialisierte Retax-Versicherungen, die Hochpreisverordnungen explizit mitversichern – teils mit individualisierbaren Vertragsbedingungen, gestaffelten Beiträgen je nach Umsatzklasse oder integriertem Schadenmanagement. Solche Produkte setzen allerdings voraus, dass die Apotheke ihre internen Prozesse sauber dokumentiert, Fristen einhält und im Zweifelsfall kooperativ nachweist, dass sie alles Erforderliche getan hat. Nur unter diesen Bedingungen wird aus der Versicherung ein echtes Schutzinstrument – und nicht bloß eine formale Absicherung.

Fazit: Wer Hochpreiser abgibt, muss Risiken tragen – aber nicht blind. Die Kombination aus prozessualer Vorsorge, wirtschaftlicher Steuerung und strategischer Versicherung bildet den einzigen realistischen Weg, um den Handlungsspielraum der Apotheke zu erhalten. Denn ohne Schutzsystem droht bei jedem Hochpreisrezept nicht nur die Gefahr des Zahlungsengpasses, sondern der Kollaps des ganzen Betriebs.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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